Rapporten voor je klanten: PDF's met je merk, CSV-exports en geplande verzendingen

Je klant opent NetBlade niet; hij leest wat jij hem stuurt. NetBlade heeft acht kant-en-klare rapporten, elk in PDF en CSV, geschreven voor drie verschillende lezers: de eigenaar die wil weten of alles onder controle is, de technicus die het moet oplossen, en wie de compliance beoordeelt. Dit artikel stelt je koptekst één keer in, legt uit welk rapport je naar wie stuurt, en plant ze zodat ze op tijd uitgaan zonder jou.

Voordat je begint

Minstens één locatie met apparaten die grondig zijn uitgelezen. Een rapport is maar zo goed als de uitlezingen erachter.
Je logo als afbeeldingsbestand, de naam waarmee je ondertekent, en je contactgegevens.
Voor geplande verzendingen: een mailserver ingesteld bij Instellingen, Mailservers en webhooks (Waarschuwingen), en de agent die draait.

1. Zet je koptekst op elk rapport

Open in het menu Systeem en daarna Rapporten.
Klik naast Koptekst op Wijzigen.
Klik op Logo kiezen… en kies je logo.
Vul Wie ondertekent de rapporten in, bijvoorbeeld je bedrijfsnaam, en Contact, bijvoorbeeld je e-mail en telefoon.

De koptekst verschijnt boven aan elke PDF, ook die per e-mail worden verstuurd. Het is dezelfde koptekst als bij Instellingen, Koptekst van rapporten, dus je kunt hem vanaf beide plekken wijzigen. Zonder ingestelde koptekst gaan rapporten zonder uit.

2. Kies bereik en periode

Boven aan de pagina Rapporten:

Bereik: één locatie, of alle locaties. Kies voor klanten altijd hun locatie: een rapport overhandig je, en het mag het netwerk van niemand anders noemen.
Periode: Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen of Laatste 90 dagen. De rapporten waarvan de kaart «gebruikt de periode» zegt, hangen ervan af; de andere beschrijven de huidige staat.

3. Kies het juiste rapport voor de lezer

Rapport	Voor	Wat het bevat
Samenvatting voor de eigenaar	De eigenaar	Score, compliance, de vijf dingen om eerst te doen, de updates die de meeste kwetsbaarheden dichten, wat er is veranderd, en «Wat dit rapport niet kan zeggen»
Technische bijlage	De technicus	Apparaat voor apparaat, elk open probleem, waarom het ertoe doet en wat te doen; aan het eind de Windows-pc’s die niet konden worden uitgelezen
Kwetsbaarheden	De technicus	De uit te voeren updates, met de versie die de CVE’s dicht en op welke pc’s, en de volledige CVE-lijst met ernst, misbruik en kans
Compliance	Controle	De 17 basisregels met hun verwijzing naar CIS Controls IG1, wie ze naleeft, wat te doen, en het register van geaccepteerde uitzonderingen
Wijzigingen in de periode	Controle	Nieuwe en verdwenen apparaten, geopende poorten, geïnstalleerde en bijgewerkte programma’s, nieuwe problemen
Apparaatinventaris	Inventaris	Elk apparaat met score, adres, type, besturingssysteem, fabrikant, model, serienummer en laatste gebruiker
Software-inventaris	Inventaris	Elk geïnstalleerd programma met versie, uitgever en op welke apparaten: voor licenties
Hardware-inventaris	Inventaris	Fabrikant, model, serienummer, processor, geheugen, schijven en systeem van de grondig uitgelezen pc’s: voor garanties en vervangingen

4. Een rapport maken

Klik op de kaart van het rapport op PDF of CSV.
Kies waar je het bestand opslaat.
Als het klaar is, toont de statusregel bovenaan het resultaat en een link Openen.

De PDF is om te lezen en te overhandigen. De CSV is voor een spreadsheet: licenties tellen, garanties nagaan, importeren in je eigen tools. De kolomkoppen van de CSV staan in elke taal in het Engels, zodat een bestand dat je volgend jaar op een andere pc opent, nog steeds hetzelfde leest.

Let op: Elk rapport zegt wat het is: een scan van wat antwoordde, geen audit. Het is geen certificering en geen penetratietest. De samenvatting voor de eigenaar heeft een sectie, «Wat dit rapport niet kan zeggen», die aangeeft hoeveel apparaten niet grondig zijn uitgelezen. Haal die eerlijkheid er niet uit als je hem doorstuurt; ze beschermt jou net zo goed als de klant.

5. Een aangepast rapport bouwen

Als de kant-en-klare rapporten niet de tabel hebben die je nodig hebt, bijvoorbeeld “pc’s met Windows 10” of “printers per locatie”:

Klik onder Aangepaste rapporten op Nieuw aangepast rapport.
Geef het een Rapportnaam.
Vink de Kolommen aan die je wilt.
Kies bij Rijen: de apparaten die voldoen aan alle of minstens een van de voorwaarden, en klik op Voorwaarde toevoegen voor elke (bevat, is gelijk aan, begint met, is groter dan, is leeg enzovoort).
Kies Sorteren op en vink Grootste eerst aan als dat nodig is.
Klik op Opslaan. Het rapport verschijnt in de lijst met PDF, CSV en Bewerken. Het gebruikt het bereik dat boven aan de pagina is gekozen.

6. Een verzending plannen

Klik onder Geplande verzendingen op Een verzending plannen.
Kies het Rapport en het Bereik (de locatie van de klant).
Kies het Formaat: PDF of CSV.
Kies de Frequentie: Elke week of Elke maand, daarna de Dag en het Uur.
Kies de Mailserver (uit Instellingen) en typ de ontvangers bij Aan, gescheiden door een puntkomma, bijvoorbeeld owner@customer.com; tech@firm.com.
Klik op Opslaan.

Een wekelijkse verzending dekt de laatste 7 dagen, een maandelijkse de laatste 30. Elke geplande verzending toont zijn volgende verzending, zijn laatste verzending en de laatste fout als er een mislukte. Nu versturen stuurt hem meteen, wat de beste manier is om hem te controleren vóór de eerste echte datum. De schakelaar op elke rij zet een planning uit zonder hem te verwijderen.

De e-mail draagt het rapport als bijlage, met een korte tekst die zegt welk rapport, welke locatie en welke datum, automatisch verstuurd namens de naam in je koptekst.

Waarschuwing: Geplande verzendingen draaien vanuit de agent, terwijl je bij Windows bent aangemeld. Stond de pc uit op het verzendmoment, dan gaat het rapport uit als hij weer aan is. Kies voor een maandelijks rapport aan een klant een dag en uur waarop de NetBlade-pc normaal aan staat.

7. Een rapportageritme dat werkt

Maandelijks, aan de eigenaar: «Samenvatting voor de eigenaar», PDF, op een vaste dag. Een of twee pagina’s in gewone woorden.
Maandelijks, aan de technicus (of aan jezelf): «Technische bijlage» en «Kwetsbaarheden», PDF.
Elk kwartaal, voor controle: «Compliance», met het register van uitzonderingen, en «Wijzigingen in de periode» met Laatste 90 dagen geselecteerd, met de hand gemaakt.
Jaarlijks, of op verzoek: de drie inventarisrapporten, CSV, voor licenties en hardwarevervanging.

Controleer of het werkt

De PDF opent met je logo, naam en contact bovenaan, en de voettekst zegt wanneer hij is gemaakt.
Na Nu versturen toont de planning «laatst verstuurd: …» en komt de e-mail met de bijlage aan.

Als er iets misgaat

«Geen mailserver» bij het plannen. Stel er eerst een in bij Instellingen, Mailservers en webhooks, en test hem.
«Het heeft het rapport, de mailserver en minstens één ontvanger nodig». Vul alle drie in.
«laatste poging mislukt (…)». Lees de reden, corrigeer de serverinstellingen en klik op Nu versturen.
De samenvatting voor de eigenaar zegt dat veel apparaten niet zijn uitgelezen. Dat is het rapport dat eerlijk is. Verbeter de dekking (Je Windows-pc’s voorbereiden) vóór de volgende.
De software- of hardware-inventaris lijkt onvolledig. Ze bevatten alleen apparaten die grondig zijn uitgelezen.

Volgende stap

Handel naar wat de rapporten aanwijzen, vanaf je bureau: Acties op afstand, veilig.

← Alle how-to-handleidingen Functiehandleiding → Het product: NetBlade Windows →